Campagne de signalement des manuscrits en Auvergne-Rhône-Alpes !

Trop longtemps mis de côté car fragiles, atypiques, parfois jugés inutiles et complexes (par leur nature, leur support ou leur écriture), les manuscrits et fonds d’archives sont les parents pauvres des réserves des bibliothèques et centres de documentation. Les signaler relève d’un réel casse-tête pour les agents. Outre le gain de temps et de compétences que la mission présentée dans cette article apporte, d’autres avantages doivent être soulignés :

Une meilleure connaissance des fonds pour une meilleure valorisation et de nouveaux matériaux pour des futurs projets de médiation.
Une visibilité nationale et internationale des fonds.
Une participation aux programmes de coopération nationale pour inscrire son institution dans un projet commun et en faire profiter les chercheurs.

Contexte général de la campagne de signalement

Depuis 2004, le ministère de la Culture s’engage dans une politique de signalement et de valorisation du patrimoine écrit. Le Plan d’action pour le patrimoine écrit (PAPE) découle directement de ces réflexions.

L’objectif visé est celui de finaliser le signalement de l’ensemble des fonds patrimoniaux de tout le territoire d’ici 2025 (imprimés postérieurs à 1810 ; manuscrits, fonds d’archives…). Les stratégies sont doubles :

Lancer des programmes de rétroconversion.
Mettre à jour l’interface de recherche dédiée aux manuscrits que propose le CCFr : le Catalogue général des manuscrits (CGM), par le recrutement de chargées d’opération de catalogage.

Phase 1 : campagne de rétroconversion des volumes imprimés

En 2008, la phase une est lancée, par le biais d’une campagne de rétroconversion des volumes imprimés des Catalogues généraux des manuscrits des bibliothèques publiques de France de la fin du 19e siècle, confiée à plusieurs entreprises de catalogage rétrospectif. Plusieurs étapes rentrent en jeu dans cette opération de grande ampleur : numérisation des 116 volumes et encodage en langage XML-EAD.

Phase 2 : enquête nationale du ministère de la Culture

La phase 2 résulte de plusieurs constats :

Une très faible actualisation des notices par manque de temps et de compétences spécifiques des bibliothécaires (ex : EAD).
Les notices issues de la rétroconversion sont lacunaires, et ont besoin de modifications (indexation, meilleure arborescence…).
Certaines bibliothèques, qui aujourd’hui possèdent ces types de documents, n’en possédaient pas au 19e siècle donc elles ne sont pas du tout recensées dans le CCFr.
De même, de nouvelles acquisitions, dons, ou legs sont venus enrichir les fonds des institutions depuis le début du 20e siècle, rendant ainsi incomplets les inventaires du CGM.

En 2017, le ministère de la Culture lance une enquête nationale à destination des bibliothèques et centres de documentation, afin d’évaluer les volumétries des collections de manuscrits, d’archives et d’imprimés anciens restant à cataloguer ou rétroconvertis. Un besoin est clairement exprimé et identifié : ils restent des manuscrits et fonds d’archives à signaler, et personne n’a le temps ni les ressources pour s’en charger. Dans le même temps, la BnF développe l’outil en ligne TAPIR permettant un catalogage de ces documents en langage EAD, beaucoup plus adapté à la description de leurs particularités physiques et intellectuelles.

Les missions sont alors confiées aux services régionaux du livre et de la lecture. Interbibly sera le premier service à mener à bien cette mission de signalement dans l’ancienne région Champagne-Ardenne. L’agence Auvergne Rhône-Alpes Livre et Lecture répond, à son tour, à l’appel à projets en 2019. En octobre de la même année, une chargée d’opération de catalogage des manuscrits et fonds d’archives, et de traitements des données est recrutée pour un an.

La campagne de signalement en Auvergne-Rhône-Alpes

Cinq bibliothèques ont d’abord été sélectionnées, puis visitées afin de pouvoir estimer le temps de travail nécessaire (sur place et à distance) pour aboutir à un signalement de qualité et complet :

D’autres bibliothèques continuent d’entrer dans le projet au fur et à mesure des enquêtes de terrain et de sondages. Le choix de ces établissements se fait selon plusieurs critères :

Bibliothèques non classées (en estimant que les Bibliothèques Municipales Classées (BMC) disposent des ressources et des moyens internes pour mener des opérations de signalement).
Bibliothèques ayant un responsable des fonds patrimoniaux.
Structures exprimant une réelle motivation pour accueillir la chargée d’opération, au point de participer financièrement à la logistique inhérente à la mission (déplacements, repas, logement).

Après un premier travail à distance de création des instruments de recherche (IR) dans TAPIR, grâce notamment aux inventaires numérisés, la chargée d’opération a débuté ses déplacements au sein des institutions en janvier 2020. À ce jour, les opérations menées ont représenté :

11 jours de travail sur place à la Médiathèque de Vienne.
12 jours de travail à la Bibliothèque du Puy-en-Velay.
La création et la publication dans le CCFr de 5 IR (+ 2 IR nouvellement créés), soit 1500 manuscrits signalés !
Des visites préparatoires au sein des bibliothèques de Bourg-en-Bresse, Ambérieu-en-Bugey, Roanne, Villefranche-sur-Saône et Riom.

Consulter les IR de la Médiathèque de Vienne :

Consulter les IR de la Bibliothèque du Puy-en-Velay :

L’expérience vécue par les bibliothécaires est positive, les bénéfices sont multiples et indéniables. Bruno Mayorgas, responsable du fonds patrimonial de la Médiathèque Le Trente de Vienne (Isère), nous a donné son ressenti et son bilan de la mission :

« Les manuscrits sont mieux signalés, de surcroît, dans un catalogue national. Nous avons bénéficié du savoir-faire d’Élodie Alliaud en matière de catalogage avec l’outil TAPIR. C’est en outre un gain de temps non négligeable dans notre mission de signalement. Enfin, dans le sillage de ce projet, j’ai participé à deux ateliers (en tout, 3 jours de formation) organisés par Auvergne-Rhône-Alpes Livre et Lecture qui m’ont permis d’appréhender la question du signalement des manuscrits et des fonds d’archives privés (formation dispensée par Jérôme Sirdey, de la Bibliothèque municipale de Lyon) et de l’utilisation de TAPIR et du catalogage en EAD (intervention de Marie Guyot, de la BnF), deux domaines dans lesquels j’étais novice (TAPIR et EAD) ou peu à l’aise (signalement des fonds d’archives privés). »

Lire l'article complet de la Médiathèque de Vienne relatif à la campagne de signalement des manuscrits et fonds d'archives : Les manuscrits du fonds patrimonial signalés dans le Catalogue collectif de France (nouvel onglet).

Contact et informations

Si votre bibliothèque territoriale, située en Auvergne-Rhône-Alpes, conserve des manuscrits et fonds d'archives non signalés dans le CCFr et que vous souhaitez profiter d'opérations de signalement similaires, vous pouvez prendre contact avec Auvergne-Rhône-Alpes Livre et Lecture :

Alizé Buisse, chargée de mission bibliothèque et patrimoine écrit, a.buisse@auvergnerhonealpes-livre-lecture.org
Élodie Alliaud, chargée d'opération signalement et catalogage, e.alliaud@auvergnerhonealpes-livre-lecture.org