Dans le cadre du Pôle régional associé de la BnF, Auvergne-Rhône-Alpes Livre et Lecture a lancé, en octobre 2019, une campagne de signalement des manuscrits et fonds d'archives des bibliothèques territoriales d'Auvergne-Rhône-Alpes.

Présentation et objectifs

Trop longtemps mis de côté car fragiles, atypiques, parfois jugés inutiles et complexes (par leur nature, leur support ou leur écriture), les manuscrits et fonds d’archives sont les parents pauvres des réserves des bibliothèques et centres de documentation. Les signaler relève d’un réel casse-tête pour les agents. La campagne de signalement menée par Auvergne-Rhône-Alpes Livre et Lecture permet ainsi :

• Un gain en temps et en compétences pour les établissements documentaires.
• Une meilleure connaissance des fonds pour une meilleure valorisation et de nouveaux matériaux pour des futurs projets de médiation.
• Une visibilité nationale et internationale des fonds.
• Une participation aux programmes de coopération nationale pour inscrire son institution dans un projet commun et en faire profiter les chercheurs.

Contexte général de la campagne de signalement

Depuis 2004, le ministère de la Culture s’engage dans une politique de signalement et de valorisation du patrimoine écrit. Le Plan d’action pour le patrimoine écrit (PAPE) découle directement de ces réflexions.

L’objectif visé est celui de finaliser le signalement de l’ensemble des fonds patrimoniaux de tout le territoire d’ici 2025 (imprimés postérieurs à 1810 ; manuscrits, fonds d’archives…). Les stratégies sont doubles :

• Lancer des programmes de rétroconversion.
• Mettre à jour l’interface de recherche dédiée aux manuscrits que propose le CCFr : le Catalogue général des manuscrits (CGM), par le recrutement de chargées d’opération de catalogage.

Phase 1 : campagne de rétroconversion des volumes imprimés

En 2008, la phase 1 est lancée, par le biais d’une campagne de rétroconversion des volumes imprimés des Catalogues généraux des manuscrits des bibliothèques publiques de France de la fin du 19e siècle, confiée à plusieurs entreprises de catalogage rétrospectif. Plusieurs étapes rentrent en jeu dans cette opération de grande ampleur : numérisation des 116 volumes et encodage en langage XML-EAD.

Phase 2 : enquête nationale du ministère de la Culture

La phase 2 résulte de plusieurs constats :

• Une très faible actualisation des notices par manque de temps et de compétences spécifiques des bibliothécaires (ex : EAD).
• Les notices issues de la rétroconversion sont lacunaires et ont besoin de modifications (indexation, meilleure arborescence…).
• Certaines bibliothèques, qui aujourd’hui possèdent ces types de documents, n’en possédaient pas au 19e siècle ; elles ne sont donc pas recensées dans le CCFr.
• De même, de nouvelles acquisitions, dons, ou legs, sont venus enrichir les fonds des institutions depuis le début du 20e siècle, rendant ainsi incomplets les inventaires du CGM.

En 2017, le ministère de la Culture lance une enquête nationale à destination des bibliothèques et centres de documentation, afin d’évaluer les volumétries des collections de manuscrits, d’archives et d’imprimés anciens restant à cataloguer ou rétroconvertis. Un besoin est clairement exprimé et identifié : il reste des manuscrits et fonds d’archives à signaler, et personne n’a le temps ni les ressources pour s’en charger. Dans le même temps, la BnF développe l’outil en ligne TAPIR permettant un catalogage de ces documents en langage EAD, beaucoup plus adapté à la description de leurs particularités physiques et intellectuelles.

Les missions sont alors confiées aux services régionaux du livre et de la lecture. Interbibly sera le premier service à mener à bien cette mission de signalement dans l’ancienne région Champagne-Ardenne. L’agence Auvergne Rhône-Alpes Livre et Lecture répond, à son tour, à l’appel à projets en 2019, puis en 2020 et 2021.

Contacts et informations

Si votre bibliothèque territoriale, située en Auvergne-Rhône-Alpes, conserve des manuscrits, fonds d'archives ou imprimés anciens non signalés dans le CCFr, et que vous souhaitez profiter d'un accompagnement pour des opérations de signalement, vous pouvez prendre contact avec Auvergne-Rhône-Alpes Livre et Lecture :

Pour une prise de contact et la coordination de votre projet de signalement : Emmanuelle Royon, chargée de mission patrimoine écrit: e.royon@auvergnerhonealpes-livre-lecture.org

Pour des reprises et/ou améliorations de données de vos instruments de recherche dans TapIR : Léo Quéret, chargé d'opération patrimoine : l.queret@auvergnerhonealpes-livre-lecture.org

Accédez au déroulé de la campagne de signalement en Auvergne-Rhône-Alpes depuis 2019.